王國維關于事業學問三種境界的論說，淋漓盡致地刻畫了探究學問、成就事業歷程中的酸甜苦辣，啟發人們按照正確的方向和路徑為學做事。機關文字工作看起來是“舞文弄墨”，實質上是一個人或一個團隊思想境界、業務水平、處事能力、文字功夫的綜合反映，其水平的提升有內在規律可循，大抵要經過三重境界。
第一重境界：以文敘事
所謂“敘事”，就是記述事情。文字工作是為機關而不是為自身。領導立足全局、經驗豐富，他們的意見最接近也最能代表單位的決策意圖。秘書人員首先要做的就是認真記述領導的所思所想，這一階段文字工作的主要特點是記錄。工作時間不長的秘書人員常常會碰到這種情況，自己起草的材料，領導沒有用也沒有改，而是直接重寫或交由他人重新起草，這說明領導認為這個材料改都沒法改。
碰到這種情況，秘書人員不可抱怨，也不必灰心，應當清醒地認識到自己的思想、工作水平尚處于“敘事”階段。要甘當學徒，老老實實當好領導的書記員，身邊經常帶著紙筆，養成隨手記錄的習慣，努力把所見、所聞、所知形諸文字。當然，要真正做到以文敘事并不容易，除了準確記述領導的思想觀點，還要按照基本的文法，理順思路、錘煉文字、反復修改，使得整篇文章邏輯嚴密、語句通順、文辭簡練。這樣堅持下去，就能基本勝任文字工作。
第二重境界：以文輔政
以文輔政就是通過文字工作來輔助領導處理政務，這是對以文敘事境界的超越，也是一個優秀的秘書人員應當達到的境界。古時把公文材料叫作“公牘”，機關文字工作也就稱作“治牘”。清末民初治牘名家許同莘在其著作《公牘學史》中，強調公牘系“臨民治事之具”，揭示了公文與政事密不可分的關系。這一階段文字工作的主要特點是“代言”，為領導當好參謀，為機關政務執筆，把決策層的意圖清晰完整地表達出來，包括合情合理的發揮。這一階段的通常情況是，領導不斷向秘書人員交任務、壓擔子，秘書人員得到倚重，忙忙碌碌，加班熬夜成為家常便飯。
如何做到以文輔政，許同莘借用唐代劉知幾關于修史的觀點，認為應當兼修學、識、才三長，“才以應物，學以樹本，識以燭理”，三者不可缺其一，最終使得公牘“通德達情”。這個見解十分精當。文字水平一定程度上反映了對宏觀政策的把握、對領導意圖的領會、對基層情況的了解、對實際工作的指導水平。對于秘書人員來說，就是要樹立為政務服務的理念，多學習、多思考、多調研，從而能夠把握全局、熟悉業務、通達事理，最終運用文字把政務要求表達到位，發揮好參謀助手作用。
第三重境界：以文鼎新
當以文敘事、以文輔政已經駕輕就熟時，以文鼎新就成為秘書人員更高的追求。這里的“鼎新”，指的是在服務于機關政務改革創新以及新思路、新舉措等的論述上，有新的風格、新的氣象。
革故鼎新需要深厚的理論素養和實踐積累。機關文字工作者應該抓住各種時機學習充電，看更多的書、翻閱更多的資料，研究掌握政治學、經濟學、社會學、管理學、哲學、法學等多方面知識，從工作理念、體制機制、方式方法等方面分析問題、研究問題、解決問題，謀劃推進工作的創新發展。
用書畫來作比，以文敘事屬于“描摹”，以文輔政好似“意臨”，而以文鼎新則達到了“創作”的層面。在這一階段，秘書人員堪稱一個單位的“軍師”，能夠在一定程度上完善或影響領導的決策。能夠達致以文鼎新境界的，是十分優秀的秘書人才。
